De Getting Things Done methode van David Allen wordt meestal geassocieerd met taken die met werk te maken hebben. Hoewel veel mensen die met GTD werken, ook hun persoonlijke taken in het systeem integreren, weet niet iedereen dat het systeem ook heel goed voor je huishouden werkt. Daarom heb ik de afgelopen weken een serie geplaatst over Getting Things Done in het huishouden.

In week 1 zijn we begonnen met het verzamelen. In week 2 hebben we hetgeen we verzameld hadden verduidelijkt. Wat moet er gebeuren? In week 3 zijn we onze taken en projecten gaan organiseren. In week 4 hebben we aandacht besteed aan het reflecteren. Wanneer bekijk je je systeem en hoe werk je het bij? In dit laatste deel bespreken we het verwerken van de acties.

Doen

Op basis van je agenda en je lijsten kun je nu aan de slag en je dag gaan plannen. Dat kun je op twee manieren doen.

Bekijk je lijsten op het moment dat je aan de slag gaat

Uit je agenda blijkt wanneer je afspraken hebt en welke dingen op die dag moeten gebeuren. Wat je verder nog doet kun je op het moment zelf bepalen door je lijsten te bekijken. Je besluit daarbij op basis van de plaats waar je bent, de tijd en de energie die je hebt wat je gaat doen. Ben je op je werk, dan pak je waarschijnlijk items van je werklijst. Ben je thuis, dan ga je misschien wel aan de slag in je huishouden. Heb je maar een kwartiertje de tijd, dan kies je voor kleine klusjes. Heb je langer de tijd, dan wil je waarschijnlijk wat grotere taken aanpakken. Natuurlijk kijk je daarbij ook naar wat prioriteit heeft.

David Allen onderscheidt drie categorieën werk:

• Vooraf vastgesteld werk. Dit zijn taken die je hebt gepland op een bepaalde dag.
• Vaststellen van nieuwe acties. Naar aanleiding van je inbakje en je projectlijsten stel je nieuwe acties vast.
• Werk dat zich onverwacht voordoet.

Helaas loopt je dag niet altijd zoals jij van te voren had bedacht. De valkuil voor je productiviteit zit hem dan ook in het onverwachte werk. Soms heeft dat inderdaad voorrang. Je krijgt autopech, je kind valt en is zodanig gewond dat je ermee naar de dokter moet of je baas komt met een spoedklus. Er zijn echter ook minder dringende dingen die je niet direct hoeft op te pakken. Deze zaken gaan in het ideale geval in je inbakje. Bekijk je inbakje op een vast moment van de dag en verwerk alle inkomende zaken in je lijsten en waar nodig in je agenda. Daarmee voorkom je veelvuldige onderbrekingen en kun je geconcentreerder werken.

Wat je huishouden betreft, zal veel werk zichzelf herhalen. Voor deze klussen kun je checklijsten maken. Maak lijsten wat dagelijks, wekelijks of maandelijks gedaan moet worden. Bekijk deze lijsten regelmatig. Je kunt steeds opnieuw afstrepen wat gedaan is of ze gewoon als algemene leidraad gebruiken. Dit soort lijsten zijn echter wel ontzettend handig als geheugensteuntje. Ook voor je werk kun je dit soort lijsten gebruiken bij regelmatig terugkerende taken. Meer hierover lees je in mijn blogpost 'Het nut van procedures'.

Een planning maken aan de hand van je lijsten

Is bovenstaande manier van werken nog te ongestructuureerd voor je? Dan kun je aan de hand van je lijsten een planning maken voor de volgende dag, of eventueel als eerste op de dag zelf. Dat is de manier waarop ik zelf het liefst werk. Ik gebruik daarvoor mijn bullet journal. Allereerst noteer ik de afspraken voor die dag. Daarna komen de taken die op die dag moeten gebeuren en dan vul ik het aan met alle andere dingen die ik die dag wil doen. Dit werkt vooral goed omdat er bij mij vaak weinig ongeplande dingen tussendoor komen. Mijn valkuil is echter dat ik vaak toch te veel plan in een dag. Uiteindelijk corrigeert dat zichzelf vaak ook wel weer, omdat ik dan merk dat ik teveel taken moet migreren.

Ik hoop dat je met deze serie een goed overzicht van het systeem hebt gekregen en het na verloop van tijd zelf aan jouw wensen en behoeftes kunt aanpassen.

Voor de volledigheid vind je hieronder nog een keer een stroomschema van de Getting Things Done methode. Dit is een handig hulpmiddel bij het verwerken van je inbakje of wanneer je aan de slag gaat met je braindump.

P.S.

Wil je meer rust, ruimte en overzicht? In de gratis minicursus 'Een opgeruimd leven' laat ik je zien hoe je overzicht kunt creëren in je spullen en je taken en hoe je je huis schoon kunt houden door schoonmaakroutines in te voeren. Je kunt je hier aanmelden en de minicursus vervolgens downloaden.