Bureaukast opruimen - De Professional Organizer Ruimt Op #8

Deze keer was het tijd om de kast aan de zijkant van mijn bureau op te ruimen.

Huidige staat van mijn kast

De kast heeft vier lagen met twee vakken per laag. Totaal dus acht vakken. De bovenste twee vakken worden in beslag genomen door mijn agenda, de notitieboekjes die ik in gebruik heb, mijn bureauorganizer en de bibliotheekboeken wanneer ik die in huis heb.

Daaronder is een vak leeg. Daar stond eerst mijn radio/cassette/cd-speler. Die heb ik inmiddels weg gedaan, waardoor er alvast wat ruimte vrij is gekomen. In het vak daarnaast staat een doos met allerlei spullen. Verderop in dit blog vertel ik daar meer over.

Vervolgens zijn er twee vakken gevuld met scrappapier. Hier ben ik blij mee en dit hoeft naar mijn idee ook niet opgeruimd te worden.

Op de onderste laag staat een mand met verschillende spullen en in het vak ernaast een doos met ordners en ringbanden.

Opruimen van de kast

Wat ik ga opruimen is de doos met spullen op de tweede laag en de doos en mand op de onderste laag. Wat zat hierin?

In de mand:

  • Gewichtjes.
  • Drie dynabands.
  • Een doos met spullen voor mijn camera.
  • Een doos van mijn sporthorloge (die ik niet meer heb), met daarin nog de bijbehorende hartslagband en een houdertje.
  • Een oude laptop met oplader.

In de doos met ordners:

  • Vier ordners met tabbladen (ooit bestemd voor een project en deze zijn daarvan overgebleven).
  • Twee 23-rings mappen.
  • 2 dunne 2-ringsbanden.

In de andere doos:

  • 3 grote fotolijstjes (A4 formaat) die ik ooit nog eens wilde overspuiten in een andere kleur omdat ik ze niet mooi meer vind. In twee ervan zaten nog foto's.
  • Een fotolijstje zonder frame.
  • 3 kleine fotolijstjes waar ik ooit borduurwerk in wilde inlijsten.
  • 3 kleine borduurwerkjes voor in bovengenoemde fotolijstjes.
  • 2 grote borduurwerken, ooit ook bewaard om in te lijsten.
  • Een plastic fotolijstje die waterbestendig is en dus geschikt voor bijvoorbeeld de badkamer.
  • Een pennenbakje.
  • Een notitieboekje waarin ik voor twee verschillende vakanties (2000 en 2001) een vakantiedagboek heb bijgehouden.
  • Een plastic gripzakje.
  • Een stapel cd-opbergers met cd-roms waarop vooral back-ups van foto's staan.

Wat deed ik weg?

Het kostte me enige moeite om beslissingen te nemen over sommige dingen, maar uiteindelijk ging het volgende weg:

  • De dynabands, omdat ik die al jaren niet meer gebruikt heb en niet verwacht ze binnenkort te gaan gebruiken.
  • Een 23-rings map omdat ik hem niet gebruik en hoogstwaarschijnlijk ook niet ga gebruiken. Ik doe meestal uitgeprinte papieren in een map en heb geen perferator voor deze map heb.
  • Twee ordners, omdat ik af en toe wel ordners gebruik, maar niet verwacht er nog vier nodig te hebben in de nabije toekomst. Mocht dat wel zo zijn, dan zijn ze makkelijk en goedkoop te vervangen.
  • Het fotolijstje zonder frame omdat ik hem niet mooi vind en er geen bestemming voor heb.
  • De drie grote fotolijstjes, omdat ze al jaren in die doos liggen en nog nooit overgespoten zijn. Ik ben bang dat als ik ze laat liggen, het over vijf jaar nog niet gebeurd is. De foto's die erin zaten heb ik eruit gehaald en bewaard. 
  • De drie kleine borduurwerkjes omdat ik ze niet mooi meer vind.
  • De drie kleine fotolijstjes omdat ik ze niet meer nodig heb voor bovenstaande borduurwerkjes en er geen andere bestemming voor heb.
  • 1 van de grotere borduurwerken, eveneens omdat ik hem niet mooi meer vind.
  • Het plastic fotolijstje omdat ik hem niet mooi vind. Ik had hem ooit gekregen, maar nooit iets mee gedaan dus.
  • Het notitieboekje nadat ik de notities van de vakantie van 2001 heb overgetypt en in het betreffende fotoalbum heb gedaan. De vakantie van het jaar 2000 was al overgetypt en in het album gedaan.
  • Het plastic gripzakje.
  • De doos van mijn sporthorloge + inhoud. Ik gebruik dit niet, dus het kan weg.
  • De CD-roms met back-ups (inclusief de opbergers). Volgens mij heb ik van alles ook een back-up op de externe harde schijf. Dit ga ik nog even nakijken en zo nodig kopieer ik de bestanden alsnog naar de externe harde schijf.
  • De oude laptop (inclusief oplader), nadat ik de bestanden die ik nog wilde houden had gekopieerd en vervolgens de harde schijf grondig had gewist.

Wat heb ik gehouden?

Deze dingen mochten blijven:

  • De twee foto's uit de fotolijstjes. Het waren vergrotingen van vakantiefoto's en ik heb ze in het fotoalbum geplakt.
  • 1 groot borduurwerk. Deze vond ik wel mooi. Ik heb inmiddels een lijst gekocht, hem ingelijst en opgehangen.
  • Het pennenbakje. Deze heb ik ergens anders opgeborgen.
  • Twee ordners, omdat ik verwacht deze nog wel te kunnen gebruiken.
  • Twee smalle 2-ringsbanden omdat ik deze heel veel gebruik.
  • De tabbladen uit de twee ordners die ik weg heb gedaan, omdat ik heel regelmatig tabbladen gebruik.
  • Een van de 23-ringsbanden omdat hij gestoffeerd is en vakjes heeft voor pennen etc. Als ik hem in gebruik heb vind ik dit heel handig en ik zie dit soort ringbanden zelden. Hij is naar mijn idee dus moeilijk vervangbaar en mag daarom blijven.
  • De doos met spullen voor mijn camera.
  • De gewichtjes. Ik vind ze mooi en verwacht ze weer te gaan gebruiken (dit jaar nog).

Wat zijn de lessen voor mij geweest en wat leverde het me op?

Gek genoeg aarzelde ik toch nog om dingen weg te doen die ik jarenlang niet had gebruikt (zoals de dynabanden en de ordners). Het is interessant om te zien dat ik zelf aarzel dingen weg te doen, waarvan ik aan een ander zou vragen waarom ze deze dingen willen bewaren. Gelukkig besefte ik dat zelf en herinnerde ik me ook waarom ik aan het opruimen ben. Omdat ik vind dat ik veel te veel spullen in mijn huis heb. Er is dus geen enkele reden om dingen die ik niet gebruik te bewaren. Uiteindelijk heb ik de spullen die overbleven samengevoegd in 1 doos en heb ik op dit moment dus twee lege vakken in mijn kast.

Tot slot kun je, als je het leuk vind, het hele proces zien in onderstaande video:

Een dagplanning maken

Mijn dagplanning maak ik meestal de avond van te voren. Als basis gebruik ik mijn weekplanning in google calendar. Dat is het geraamte waarin ik vastgelegd heb wat ik wanneer doe. Dit zijn vooral algemene tijdblokken, met namen als ‘bloggen’, ‘filmen’, ‘aan project werken,’ etc. Wat ik dan precies doe, bepaal ik de avond van te voren.

Afspraken

Allereerst kijk ik naar mijn afspraken. Heb ik afspraken staan waar ik bij het maken van mijn weekplanning nog geen rekening mee heb gehouden? Dat gebeurt niet vaak, maar soms wordt er ergens in de week een onverwachte afspraak ingepland. Dat heeft natuurlijk invloed op hoe ik mijn tijd besteed.

Taken plannen

Daarna kijk ik in naar mijn lijstje van vandaag. Wat heb ik vandaag gedaan en waar ben ik niet aan toegekomen? Kan ik deze dingen morgen doen? Ook kijk ik naar mijn takenlijst voor deze week. Wat moet er nog gebeuren? En waar heb ik tijd voor? De tijdblokken worden nu specifieker ingedeeld. Ik bepaal welke blogposts ik wil schrijven in de tijd die ik voor bloggen heb vastgelegd en bedenk wat ik voor het project wil doen. Dit komt dan op mijn dagelijkse to do lijstje te staan.

Aan de slag

Als ik ‘s ochtends begin met werken, kijk ik als eerste in google calendar om te zien waar ik aan ga beginnen. Dus als er ‘project’ in de kalender staat, dan begin ik met het werk aan mijn project. Dan pak ik mijn to do lijst voor die dag erbij en begin aan de specifieke taken die daarop staan. Bijvoorbeeld het maken van een opzet voor mijn project.

Ben ik binnen een tijdblok eerder klaar met de taken voor die dag? Afhankelijk van mijn energie en mijn motivatie doe ik dan een van de volgende dingen:

  • Ik werk aan iets nieuws wat met hetzelfde tijdsblok te maken heeft. Heb ik bijvoorbeeld nog een half uur over in het blok ‘bloggen’ dan begin ik alvast aan het schrijven van een toekomstige blogpost.
  • Ik begin gewoon alvast aan het volgende blok. Dus als na ‘bloggen’ het blok ‘project’ komt, begin ik aan het werk voor mijn project en besteed daar de extra tijd aan.
  • Ik begin alvast aan het volgende blok, maar werk daar niet langer dan gepland aan. Stel dat ik van 9.00 uur tot 11.00 uur aan mijn blog zou werken en ik ben om 10.30 uur klaar. Het volgende blok zou van 11.00 uur tot 13.00 uur aan mijn project werken zijn. Dan begin ik om 10.30 uur aan mijn project en werk daar tot 12.30 uur aan. Zo schuif ik elk blok een half uur op. Aan het eind van de dag, ben ik dan een half uur eerder klaar met werken.  
  • Ik gebruik de tijd die ik over heb voor een pauze en ga in die tijd iets doen wat ik leuk vind.

Je ziet, ik ga op verschillende manieren om met de van te voren ingeplande tijd. Andersom werkt het ook zo, dat als ik iets nog niet af heb, ik soms wat langer doorwerk dan gepland. Maar over het algemeen werk ik het beste door me aan de vooraf gestelde tijden te houden. Het voelt een beetje als op een kantoor werken. Je weet van te voren wat je werktijden zijn en je probeert je werk zoveel mogelijk binnen die tijden te doen.

De Professional Organizer Ruimt Op - Deel 7 Hal Opruimen

Een opruimklusje dat ik eigenlijk elk jaar wel doe, is de hal opruimen, en dan met name de kapstok. Als de temperaturen hoger worden, berg ik de winterspullen op. Mutsen, sjaals en handschoenen gaan dan naar boven, in de kast. Helaas ben ik vergeten voor- en na foto's te maken, maar je kunt het hele proces in de video onderaan deze blogpost zien.

Er zijn drie onderdelen die ik opruim in de hal. De mandjes bovenop mijn kapstok, de kapstok zelf en de mand onder da kapstok.

Mandjes op de kapstok opruimen

Bovenop de kapstok heb ik twee mandjes staan waar mutsen, sjaals en handschoenen etc. in gaan. Deze ruim ik als eerste op. Een van de mandjes bevat spullen van mijn man, dus daar blijf ik vanaf. Het tweede mandje bevat mijn spullen.

Er zitten gaten in een van de handschoenen, dus dat paar gaat weg. Twee andere paren gaan naar boven, samen met een sjaal en twee mutsen. Voordat ik ze opberg, was ik ze, zodat ze volgend jaar weer fris uit de kast gehaald kunnen worden. In het mandje vind ik ook nog een fietsslot. Deze verhuist naar de mand onder de kapstok. Daar past hij beter in.

Nadat ik de sjaals en handschoenen gewassen heb, besluit ik er een andere opbergplek voor te maken. Voorheen bewaarde ik ze met andere seizoens- en vakantiespullen in zo’n grote doos voor onder het bed. Nu bedenk ik ineens dat ik een kleinere doos heb, waar ze prima inpassen. Ik label de doos en zet hem op een hoge plank in de gangkast.

 

De kapstok opruimen

Nu is de kapstok zelf aan de beurt. Eigenlijk hoef ik daar niet zo heel veel aan te doen. Mijn winterjas kan weg. Daar heb ik inmiddels een nieuwe voor en deze zit onder de verfvlekken die er niet meer uit gaan. De jas gaat naar de inzamelbak voor textiel, zo kan hij hergebruikt worden. Verder hangen er nog wat hangertjes om natte jassen en regenkleding uit te hangen. Die gaan voorlopig ook naar boven. Ik haal ze wel weer tevoorschijn op het moment dat ik ze weer nodig heb. Mijn regenjas hangt ook nog aan de kapstok. Die stop ik bij mijn regenbroek in het hoesje van mijn regenpak. Zo ziet de kapstok er ook weer netjes uit.

Mand onder de kapstok opruimen

Tot slot staat er onder de kapstok een mand waar nog wat spullen in zitten. Ik haal er een setje ijzertjes voor onder je schoenen uit. Die zijn bedoeld voor als het erg glad is, bij ijzel bijvoorbeeld. Ik heb ze echter nog nooit gebruikt terwijl ik ze al een aantal jaren in huis heb. Ik bewaar ze wel, maar niet hier. Die mogen ook boven bij de winterspullen opgeruimd worden. In de mand ligt ook nog een witte paraplu. We hebben naast deze nog 1 grote en 2 kleine (opvouwbare) paraplu’s. Eigenlijk is het dus niet nodig om deze nog te bewaren. We gebruiken hem nooit en bovendien is hij vuil geworden en ziet hij er niet mooi meer uit. Deze gaat dus weg.

Resultaat van de hal opruimen

Deze korte opruimklus geeft me veel voldoening. Het kost niet veel tijd, maar er zijn wel weer een aantal dingen weg gegaan die ik niet meer nodig heb. Bovendien ogen de kapstok en de mandjes weer netjes. Deze dingen gingen weg:

  • Een winterjas.
  • Een paar (kapotte) handschoenen.
  • Een paraplu.

Deze dingen kregen een plekje ergens anders in huis:

  • 2 paar handschoenen.
  • 2 mutsen.
  • Een sjaal.
  • IJzertjes voor onder je schoenen.
  • Een paar wandelschoenen.

Tot slot hieronder de beloofde video voor diegenen die het hele opruimproces willen zien.

 

Prioriteiten stellen

Onze to do lijst is vaak langer dan de tijd die we ervoor hebben. Daarom is het belangrijk om prioriteiten te stellen. Een goed hulpmiddel daarbij is de prioriteitenmatrix, ook wel de Eisenhower matrix genoemd. 

Eisenhowermatrix

Met behulp van deze matrix bepaal je wat echt belangrijk is. De matrix ziet er als volgt uit.

  • De horizontale lijn geeft aan hoe belangrijk iets is.
  • De verticale lijn geeft aan hoe dringend iets is.

Zo ontstaan er vier vakken, Je verdeelt je taken onder in de volgende vier groepen:

  • Dringend en belangrijk.
  • Dringend en onbelangrijk.
  • Niet dringend en belangrijk.
  • Niet dringend en onbelangrijk.

Wat is dringend en wat is belangrijk?

Dringend en belangrijk zijn de taken die nu gedaan moeten worden en die ook daadwerkelijk belangrijk zijn. Dit is in de matrix vak A. Deze taken handel je als eerste af. Bijvoorbeeld het maken van de agenda voor de vergadering van morgenochtend, een rapport schrijven dat vandaag af moet zijn. Maar ook onvoorziene dingen, zoals met je kind naar de eerste hulp gaan omdat het gevallen is en nu hevig bloed of boodschappen doen voor het avondeten omdat je niks meer in huis hebt.

De tweede groep zijn taken die dringend lijken, maar die eigenlijk helemaal niet belangrijk zijn. In de matrix is dit blok C. Deze groep taken laat je liggen voor later, ondanks dat het dringend lijkt. Deze taken doen zich vaak aan in de vorm van telefoontjes en onderbrekingen door collega’s. Laat je telefoon naar de voicemail gaan en beantwoord ze later. Maak je collega’s duidelijk dat je eerst nog een aantal belangrijke dingen af moet werken voor je ze verder kunt helpen.

De derde groep zijn de niet dringende maar belangrijke taken. Dit is groep B in de matrix. Dit zijn de dingen die je dichter bij je doelen brengt en de taken die dringend worden als je er niet op tijd aan begint. In het ideale geval werk je vooral aan deze taken. Als je op tijd aan het eerder genoemde rapport was begonnen, was het nu geen dringende taak geworden. Als je eerder in de week boodschappen voor de hele week had gedaan, had je nu niet op het laatste moment naar de winkel gehoeven.

De laatste groep zijn de niet dringende en onbelangrijke taken, groep D in de matrix. Deze taken zou je eigenlijk helemaal niet moeten doen. Of anders alleen als je tijd over hebt. Kletsen bij het koffieautomaat bijvoorbeeld. Of naar die nieuwe serie op Netflix kijken. Allemaal leuk, maar alleen als je ook echt tijd hebt voor deze dingen.

Hoe breng je dit in de praktijk?

Wil je een goed overzicht krijgen van al je taken, dan pak je je to do lijst erbij. Voor een visueelp overzicht verdeel je een groot vel papier in vier blokken en zet je alle taken in het juiste blok. Maar je kunt ook de taken op je to do lijst voorzien van de letters A tot en met D. Je handelt dan eerst alle A taken af, vervolgens alle B taken etc. Zo weet je zeker dat de belangrijkste taken als eerste gedaan worden.

Een weekplanning maken

 

Als je na je jaar- en kwartaalplanning ook een maandplanning hebt gemaakt, dan is je weekplanning niet meer zo moeilijk. In feite ga je steeds gedetailleerder te werk. Je jaarplanning is behoorlijk globaal. Je wordt al specifieker in je kwartaalplanning en nog specifieker in je maandplanning. Tegen de tijd dat je je weekplanning maakt, heb je nog beter zicht op je afspraken en de hoeveelheid tijd die je tot je beschikking hebt.

Een visueel overzicht van mijn week

Ik begin mijn weekplanning altijd met een terugblik op de afgelopen week. Wat had ik willen doen en wat heb ik gedaan? Welke nog openstaande taken wil ik doorschuiven naar deze week? Vervolgens kijk ik naar mijn planning. Wat moet ik doen om mijn maanddoelen te halen? Welke dingen daarvan kan ik deze week doen? Ik maak hierbij nog geen gedetailleerde dagplanning, maar kijk wel naar de tijd die beschikbaar is. Heb ik veel afspraken, dan heb ik dus minder tijd voor andere dingen. Om hier een goed overzicht van te krijgen, plan ik tijdblokken in mijn google calendar. Hier zet ik geen losse taken in, maar wel globale categorieën. Zo heb ik een visueel overzicht van de hoeveelheid tijd die ik beschikbaar hebt. Dit houdt me ook op de rails als ik daadwerkelijk met mijn dagplanning aan de slag ga. Ik weet wanneer ik aan welke dingen moet werken.

Takenlijst voor de week maken

Als ik eenmaal de tijdblokken heb vastgesteld,  maak ik een lijstje van de dingen die ik de komende week wil gaan doen. Dit doe ik voor zowel mijn werkgerelateerde taken als mijn persoonlijke doelen. Ben ik al een tijdje niet of nauwelijks aan mijn hobby’s toegekomen, dan zet ik daarvoor vaak ook een of twee taken op mijn lijstje. Zo wordt ik er door de week heen aan herinnerd dat ik ook af en toe tijd moet nemen voor wat ontspanning en dan ook actief iets moet gaan doen. Actieve ontspanning is altijd beter dan Netflix of YouTube kijken, hoe verleidelijk die laatste twee ook zijn. Vrije tijd plan ik soms als blok in, maar laat ik meestal vrij als witruimte.