Rust in je hoofd door een weekly review

Je hebt het druk en voor je het weet is er weer een week voorbij. Een week waarin je van het een in het ander viel en nauwelijks tijd had om na te denken. Ergens in je achterhoofd zeurt een stemmetje. Ben je niets vergeten? En wat als de komende week weer zo chaotisch wordt? Dit is waarom een wekelijks onderhoud of een ‘weekly review’ zoals David Allen het in zijn boek ´Getting Things Done’ noemt, zo belangrijk is. 

Wat is een 'weekly review'?

Een ‘weekly review’ is de Engelse term voor wat in feite niet meer is dan een terugblik op de afgelopen week. Je kunt daarbij kijken naar wat goed ging en wat niet. Maar wat voor mij nog belangrijker is, naar wat je hebt gedaan en wat niet. Het gaat er vooral om dat je even een rustpunt in de week hebt, waarin je de balans kunt opmaken. Wat heb je gedaan en wat niet? Zijn er nog ‘losse eindjes’? Zijn er dringende taken waar je mee aan de slag moet? Als je dit alles duidelijk hebt, wordt het makkelijker om de komende week te plannen. En het belangrijkste, begin je de nieuwe week rustig omdat je zeker weet dat je geen steken hebt laten vallen.

Hoe doe je een weekly review?

Allereerst is het belangrijk om er tijd voor vrij te maken. Ik plan meestal een uur, maar dan plan ik in dat uur ook de komende week alvast. Over het algemeen is een half uur voldoende. 

Voor mijn weekly review heb ik een vast lijstje dat ik doorloop. Deze ziet er als volgt uit:

  • Zijn er nog e-mails die beantwoord moeten worden? 

In principe maak ik elke dag mijn inbox leeg, maar soms blijft er wel eens wat liggen. Als ik de nog openstaande mails snel kan afhandelen, doe ik dat. Vergt het meer tijd, dan plan ik daarvoor tijd in voor de komende week.

  • Ligt er nog onverwerkte post in je postbakje?

Post handel ik normaal gesproken elke vrijdag af, maar ook hier geldt weer, soms komt het er niet van. Ook hier weer handel ik dingen die weinig tijd vragen meteen af en anders plan ik het verwerken van de post in voor volgende week.

  • Welke afspraken had ik de afgelopen week en moet ik naar aanleiding daarvan nog actie ondernemen?

Soms zijn vervolgafspraken nodig of heb ik beloofd iets te doen. Ik controleer of ik inderdaad actie ondernomen of ingepland heb.

  • Wat had ik vorige week op de planning staan en heb ik die taken ook daadwerkelijk gedaan?

Taken waar ik niet aan toegekomen ben, plan ik opnieuw in voor de komende week.

  • Staan er dingen op mijn afwachtlijst waar ik actie op moet ondernemen?

Op mijn afwachtlijst staan dingen waar ik nog op wacht. Dat kan een bestelling zijn, een betaling of een reactie van iemand. Elke week controleer ik deze lijst en neem zo nodig actie.

Tot slot nog wat reflectievragen. Dit helpt me om in de toekomst beter te plannen.

  • Had ik mijn tijd goed gepland en heb ik me aan mijn planning gehouden? Zo nee, waarom niet?

Soms kosten dingen me meer tijd dan gepland. Als dat zo is, weet ik dat ik daar een volgende keer bij soortgelijke taken rekening mee moet houden. Soms is de tijdinschatting wel juist, maar heb ik me om wat voor reden dan ook niet aan mijn planning gehouden. Als ik me niet aan mijn planning heb gehouden, vind ik het belangrijk om te weten waarom niet. Was ik gewoon lui en heb ik teveel tijd besteed aan andere (onbelangrijke) dingen? Zoals YouTube video’s kijken of uren scrollen op Instagram? Of kwamen er allerlei onverwachte zaken tussendoor waardoor ik niet aan dingen toe kwam?

  • Wat ging er goed de afgelopen week?

Om mezelf gemotiveerd te houden, helpt het om terug te kijken op de dingen die goed gingen.

  • Wat kan volgende week beter?

Er zijn altijd verbeterpunten. Het helpt mij om elke week een ding op te schrijven wat ik de komende week anders wil gaan doen.

Zoals je ziet, kan een weekly review je helpen om te resetten voor de nieuwe week. Het helpt je om de nieuwe week met een schone lei te beginnen. Wil je ook zo’n wekelijkse terugblik in je routine opnemen? Je kunt de lijst die ik gebruik hier downloaden.

Zo hoef je nooit meer achterstallige post te verwerken

Lag er op jou ook een stapel (digitale) post te wachten na je vakantie? Dan is het allereerst zaak om die weg te werken, als je dat nog niet gedaan hebt. In deze blogpost laat ik je zien hoe je dat zo handig mogelijk doet. Stapelt de post zich bij jou ook buiten je vakanties om regelmatig op? Dan voorkom je dit voortaan door dit proces te volgen.

Vaste dag, vaste tijd

Om meteen maar met het slechte nieuws te beginnen, je moet dit proces elke week herhalen. Bij voorkeur op een vaste dag en tijd, zodat het een gewoonte wordt. Het goede nieuws is, dat als je dit echt elke week doet, je er niet veel tijd aan kwijt bent. Ik doe dit elke vrijdag, tegelijk met mijn administratie. Alles samen kost het me gemiddeld ongeveer een half uur per week. Niettemin plan ik er een uur voor in, zodat ik wat ruimte heb als ik er onverhoopt toch langer mee bezig ben. Kost het me minder, dan begint mijn weekend gewoon iets eerder.

Het proces

Het proces ziet er als volgt uit:

  • Verzamelen. Als de post binnen komt, bekijk ik het vluchtig.
    • Moet ik er direct iets mee? Dan handel ik het meteen af.
    • Is het reclame? Dan gaat direct naar het oud papier.
    • Al het andere gaat naar mijn postbakje
  • Op vrijdagmiddag, na de lunch, begin ik met het afhandelen van mijn post.
  • Eerst sorteer ik het vlug op rekeningen, archief en overig.
  • Ik begin met het stapeltje overig. Dat zijn over het algemeen dingen die om actie vragen. Dit handel ik simpelweg een voor een af. Zitten er stukken tussen die na afhandeling in het archief moeten, dan komen ze op het betreffende stapeltje te liggen.
  • Daarna betaal ik de rekeningen. Zijn er facturen die ik wil bewaren, dan komen deze ook op het archiefstapeltje.
  • Tot slot archiveer ik de overgebleven archiefstapel. De fysieke stapel post is nu weg.
  • Tot slot controleer ik nu nog even mijn to do en mijn afwachten lijstje.
    • Voor dingen die ik tijdens mijn administratieuurtje wil afhandelen, maar waar ik geen fysieke stukken van heb, houd ik een to do lijstje bij. Daar staat dan bijvoorbeeld op ‘mijnoverheid.nl’ checken als ik eerder in de week een mailtje heb gehad dat daar een bericht voor me klaar staat.
    • De afwachtlijst is simpelweg een lijstje waarop ik bijhoud waar ik nog op wacht. Dat kan een bestelling zijn die nog afgeleverd moet worden, maar het kan ook zijn dat ik op een reactie van iemand wacht. Beide lijstjes houd ik bij in Google Keep. Zijn de dingen die daar op staan inmiddels afgehandeld, dan vink ik ze af. Zijn ze nog niet afgehandeld, dan onderneem ik zonodig actie.

Een praktijkvoorbeeld

Om je te laten zien hoe het in de praktijk werkt, heb ik bijgehouden wat er tijdens mijn laatste administratierondje in mijn postbakje zat.

Verwerken

  • Bonnetjes van contante betalingen. Die verwerk ik in mijn kasboek en dan mogen ze weg, tenzij het om grote aankopen gaat. Dan bewaar ik ze in verband met de garantie. 
  • Een activeringscode voor mijn DigiD. Die activeer ik direct. 

Archief

  • Kaartjes die ik heb gekregen. Ik heb ze een tijdje in de woonkamer tentoongesteld. De hele bijzondere gaan in mijn fotoalbum (in een apart mapje achterin), de rest mag weg.
  • Mijn maandlenzen. Ik heb altijd 1 setje in reserve. Om te voorkomen dat die maanden of jaren blijft liggen, zet ik altijd de maand waarin ik de lenzen heb ontvangen op het doosje voordat ik ze opberg. Dan weet ik welke lenzen ik het eerst moet gebruiken.
  • Een bevestigingsbrief van de belastingdienst. Die gaat in het archief.

To do lijstje

Tot slot staat op mijn to do lijstje:

  • App van bank installeren op mijn telefoon. Kwestie van even doen.

Afwachtlijstje

Op mijn afwachtlijstje staat:

  • Aanvraag bevestigingscode DigiD. Heb ik nu (zie onder kopje verwerken), dus dat is afgehandeld.

Zoals je ziet is dit systeem vrij eenvoudig en daarom makkelijk vol te houden. Als het helemaal nieuw voor je is, kun je een reminder in bijvoorbeeld je telefoon zetten voor de dag en tijd dat je je post wilt gaan afhandelen. Als het eenmaal een gewoonte is, doe je het min of meer automatisch. En doordat je elke week een vast proces doorloopt, ben je snel klaar en zwerven er geen poststukken meer door je huis.

 

Waarom gebruik ik (nog) een bullet journal?

Gebruik jij je bullet journal dagelijks? Ik deed dat wel (bijna) altijd. Vooral als ik het druk had, was het mijn redding. Die honderden dingen die ik nog moest doen en alle gedachten die door mijn hoofd schoten, kon ik op een plek kwijt: in mijn bullet journal. Nu vraag je je misschien af waarom ik hier in de verleden tijd spreek. Dat is met name omdat ik het op dit moment even niet meer weet. In augustus was ik superdruk, maar ik heb mijn bullet journal nauwelijks aangeraakt. Wat ik dan wel heb gedaan, lees je verderop in dit artikel. Maar op dit moment vraag ik me vooral af, ga ik in september mijn bullet journal wel gebruiken? Als je op bovenstaande foto af moet gaan, zou je denken van wel. En inderdaad, ik heb besloten om in ieder geval een opzet voor september te maken. Maar met daarbij het voorbehoud, dat ik mijn bullet journal hoogstwaarschijnlijk niet meer ga gebruiken voor mijn dagelijkse takenlijst.

Waarom ben ik ooit begonnen met een bullet journal?

Ooit begon ik met een bullet journal omdat het een perfect alternatief leek voor alle losse lijstjes en aantekeningen die ik altijd maakte. Gewoon alles bij elkaar in een boekje. Ik begon in een oud notitieboekje met lijntjes dat ik nog had liggen. Al snel ging ik over op een Moleskine (large) met ruitjes. Dat werd vervolgens een Moleskine XL en uiteindelijk een Leuchtturm 1917 met puntjes (ook A5 formaat). Tegenwoordig krijg ik vaak de bullet journals van Mus van mijn zus, die een recensie website heeft (www.wijtestenhet.nl).  Mijn bullet journal was in eerste instantie een maandoverzicht, gevolgd door dagelijkse to do lijsten en aantekeningen over de dag. Langzamerhand kwamen er meer onderdelen bij. Doelen bijvoorbeeld. En collecties. Maar ook de voorkeur voor mooiere pennen. Schreef ik eerst nog gewoon met blauwe balpen, al snel werden het fineliners en nog weer later kwamen daar de Tombow Dual Brushpennen bij. Maar de kern van mijn bullet journaling bleef toch altijd het overzicht en het voordeel van alle ideeën en aantekeningen bij elkaar in een boekje.

Agenda en/of Future Log

Waar mijn bullet journal niet zo geschikt voor bleek, waren toekomstige afspraken. Daar heeft Ryder Caroll de 'future log' voor uitgevonden. Maar eerlijk gezegd merkte ik dat ik deze steeds minder ging gebruiken. Daar komt nog bij, dat ik mijn bullet journal wel meeneem op vakantie, maar niet naar afspraken buitenshuis. Daarom had ik al snel, naast mijn bullet journal, een agenda. Soms gebruikte ik de app op mijn telefoon daarvoor, maar meestal gaf ik de voorkeur aan een papieren agenda. In mijn bullet journals maakte ik nog wel steeds voorin een future log. Maar ik gebruikte hem steeds minder. Ook de maandoverzichten bleven vaak leeg.

Habittrackers

Met habittrackers heb ik een soort haat/liefde verhouding. Ik wil graag bijhouden hoe vaak ik iets doe. Zeker als ik mezelf een nieuwe gewoonte probeer aan te leren. Toch ben ik heel slecht in het bijhouden van habittrackers. In mijn bullet journal heb ik ze in alle soorten en maten gehad. Van heel groot en heel uitgebreid, tot heel klein met maar een paar gewoonten. En nog steeds heb ik geen manier gevonden die echt goed voor me werkt. 

Taken

Waar mijn bullet journal wel goed voor werkte, waren mijn dagelijkse to do lijstjes. De avond ervoor maakte ik de lijst voor de volgende dag. Dingen die niet gedaan waren, werden doorgeschoven en achteraf was altijd terug te vinden hoe vaak ik een taak vooruit had geschoven. Maar daarin veranderde wel iets. Schreef ik eerst veel taken en subtaken op, langzamerhand ging ik steeds vaker alleen grotere of belangrijke taken opschrijven. En in periodes dat ik het druk had, gebruikte ik mijn bullet journal soms dagen niet. Wat op zich vreemd was, want ooit had ik hem heel hard nodig tijdens drukke periodes. De belangrijkste oorzaak daarvoor is, denk ik, dat ik mijn dagen anders ben gaan plannen. Ik ben steeds meer gelijksoortige taken op bepaalde dagen gaan plannen. Zo schrijf ik maandags meestal mijn blogposts, film ik op dinsdag, etc. Daardoor heb ik steeds minder behoefte aan uitgebreide to do lijsten. Wel werk ik graag met projectlijsten, waarin alles wat ik voor een bepaald project moet doen, is opgeschreven. Ook een blogpost is een project. Want daarvoor moet ik een outline maken, de blogpost zelf schrijven, foto's maken en bewerken, etc. Ik heb dus meer behoefte aan projectoverzichten en checklists dan aan dagelijkse takenlijsten. 

Wat ga ik in september met mijn bullet journal doen?

Ik werk nog maar kort (ongeveer een week) met mijn nieuwe systeem. En ik weet nog niet of ik nu al helemaal afscheid van mijn bullet journal wil nemen. Daarom heb ik deze maand gekozen voor een bescheiden opzet, met een voorblad, kalender, doelen en habittracker. Of ik die ook echt ga gebruiken, durf ik nu nog niet te zeggen. Waarschijnlijk kan ik je daar eind september meer over vertellen. Maar zoals ik er nu over denk, wordt mijn bullet journal in september heel minimaal gebruikt. In onderstaande video kun je zien hoe ik mijn bullet journal in augustus heb gebruikt en zie je de hele opzet voor september nog een keer.

 

Gebruikte materilaen:

Geen bullet journal, maar wat dan?

Mijn editorial calendar had ik ooit in Trello en tegenwoordig in Asana staan. Maar voor mijn taken vond ik beide systemen niet zo prettig werken. De afgelopen maand heb ik vooral veel aantekeningen gemaakt in Google Keep. Wat mij betreft is dit een goede manier om alle aantekeningen op een digitale manier bij elkaar te houden. Maar een taakmanagement systeem waarin je meer overzicht hebt, heeft mijn voorkeur. Bij toeval stuitte ik op een video over Clickup. Dat leek een ideale combinatie van Trello en Asana en langzamerhand begon ik daar mijn to do's en projecten in te zetten. Op dit moment ben ik helemaal verkocht aan dit systeem, maar dat kan ook nieuwigheid zijn. Ik houd ervan om af en toe nieuwe dingen uit te proberen. Hoe ik Clickup gebruik, is een onderwerp voor een andere keer. Volgende week zal ik je daar meer over vertellen.   

Servieskast Opruimen - De Professional Organizer Ruimt Op

Mijn man was thuis en daardoor leek de servieskast opruimen een goed idee. Al jaren irriteer ik me aan de hoeveelheid serviesgoed die wij hebben. Veel is nog een overblijfsel uit de tijd dat onze twee huishoudens een werden. Maar daardoor durfde ik nooit veel weg te doen, omdat een deel dingen waren die mijn man ooit gekocht heeft. Nu hij een dagje thuis was, en we dringend een plank vrij wilden maken in de servieskast, was het een prima moment om samen eens te kijken wat we willen houden en wat niet.

Ruimte nodig in de servieskast

Ongeveer een maand geleden hebben we een nieuwe koelkast gekregen. Die was groter dan de vorige en staat zelfs op een andere plek. Dat bracht de nodige wijzigingen in de keuken met zich mee. Een van die veranderingen was het verplaatsen van het kastje waar onze voorraadpotten op stonden. Op dat kastje staan nu dingen die eerst op onze oude (lage) koelkast stonden. Met als gevolg dat er een nieuwe plek voor de voorraadpotten moest worden gevonden. Tijdelijk stonden ze op het barretje in onze keuken, maar dat was geen goede oplossing. Het was veel te vol en leek rommelig.

Servieskast Opruimen

De servieskast leek een goede plek voor deze potten, aangezien deze tussen de keuken en de eettafel in staat. Bovendien had ik bedacht dat het vast mooi stond, al die glazen potten in die kast. Maar dan moest er wel eerst een plank vrij gemaakt worden in onze kast. Hieronder zie je hoe de kast er voor het opruimen uit zag.

Allereerst haalde ik de kast leeg en maakte hem schoon. Daarna gingen mijn man en ik sorteren. We hebben vooral gekeken naar wat we regelmatig gebruiken. Daarnaast hebben we gekeken naar hoeveel we van alles nodig hadden. Hadden we teveel van iets, dan bewaarden we de mooiste exemplaren of de dingen die het fijnste in gebruik zijn. Dit ging er weg:

Daarnaast waren er nog twee dingen die een andere bestemming kregen. De voorraadpot mocht naar boven, naar onze voorraadkast. De fles voor olie gebruikten we nooit en is nu in gebruik als fles voor ons afwasmiddel. Deze heb je in mijn blogpost van vorige week al kunnen zien.

Wat er over bleef paste prima op de twee planken. Dit was het eindresultaat:

Het totale project heeft ons denk ik nog geen half uur gekost. Naar mijn idee een mooi resultaat voor een half uurtje werk.

In onderstaande video kun je mij daadwerkelijk aan de slag zien met het opruimen van de kast:

Keuken Opruimen - De Professional Organizer Ruimt Op

In de keuken heb ik niet zo heel veel op te ruimen. In deze blogpost wil ik je vooral wat tips geven voor het opbergen van je keukenspullen. Niettemin waren er voor mij ook een aantal kleine opruimprojectjes.

Voorraadpotten

Deze voorraadpotten hebben we al een tijd in gebruik. Als we een nieuw pak van droge voorraad openen en deze niet direct opmaken (zoals bij rijst of pasta), dan doen we het restant in glazen voorraadpotten. Glazen potten hebben als voordeel dat je kunt zien wat erin zit. Daarom had ik deze potten tot voor kort niet gelabeld. Maar vrij recent heb ik de voorraadpotten naar een andere plek verhuisd (daarover volgende week meer). Ik was dolblij met het eindresultaat, maar miste toch de labels.

Daarom heb ik met mijn labelmaker en doorzichtige tape labels gemaakt. Nu is het voor mijn gevoel helemaal af.

 

Spatels en pollepels

Mijn spatels en pollepels bewaar ik in een grote glazen pot. Deze was inmiddels behoorlijk vol en dus tijd voor een snel opruimklusje. 

Zo is er weer meer dan genoeg ruimte om er dingen uit te halen en weer terug te zetten. Dit ging er weg:

Dat witte ding heb ik ooit gekregen, maar wordt nooit gebruikt omdat wij hem onhandig vinden. Daarnaast licht een slacouvert. Daar hadden we er twee van, terwijl we er eigenlijk nooit meer dan een in gebruik hebben. Het setje dat blijft, is het meest gebruikte exemplaar. Verder nog wat spatels en lepels die aan vervanging toe zijn. De tweede van rechts vinden we onhandig in gebruik omdat hij  te klein (te kort) is.

Afwasmiddel en kookboeken opbergen

Wij hadden een groot aantal kleine, dunne kookboekjes. In eerste instantie stonden ze allemaal op een plank en werd het al snel een rommelig aanzien. Inmiddels zijn ze niet alleen naar een kast verhuisd (samen met de andere kookboeken), maar heb ik ze ook bij elkaar in een tijdschriftencassette gedaan. Zo houd je ze makkelijker bij elkaar en blijft de kast netter en overzichtelijker.

Tijdens het opruimen van de servieskast (meer daarover volgende week), kwam ik deze fles tegen (foto rechts). Deze fles zat ooit in een kerstpakket en is bedoeld voor olie of azijn. Hij stond echter ongebruikt in de kast. Inmiddels heb ik hem gevuld met afwasmiddel. De fles afwasmiddel stond altijd gewoon op ons aanrecht. Nu is deze vervangen door deze fles, wat ik veel mooier vind.

Tot zover mijn opbergklusjes en tips voor de keuken. Ik hoop dat je wat inspiratie hebt opgedaan voor je eigen keuken.